E-mailové kampaně dle zákona

Jak tedy dodržovat zákon a úspěšně a účelně oslovovat potenciální či stávající zákazníky s pomocí Mailkitu?

Co říká zákon č. 480/2004 Sb.

Zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, byl přijat na základě právních předpisů Evropské unie, které regulují rozesílání tzv. nevyžádaných obchodních sdělení. Jeho základní myšlenkou je tedy posílení ochrany soukromí uživatele služby v informační společnosti, kterým může být každá fyzická nebo právnická osoba.

Obchodní sdělení

Zákon definuje obchodní sdělení takto:

"Obchodním sdělením jsou všechny formy sdělení určeného k přímé či nepřímé podpoře zboží či služeb nebo image podniku fyzické či právnické osoby, která vykonává regulovanou činnost nebo je podnikatelem vykonávajícím činnost, která není regulovanou činností; za obchodní sdělení se považuje také reklama podle zvláštního právního předpisu. Za obchodní sdělení se nepovažují údaje umožňující přímý přístup k informacím o činnosti fyzické či právnické osoby nebo podniku, zejména doménové jméno nebo adresa elektronické pošty; za obchodní sdělení se dále nepovažují údaje týkající se zboží, služeb nebo image fyzické či právnické osoby nebo podniku, získané uživatelem nezávisle."

Z uvedeného vyplývá, že pokud jsou vaše e-mailové zprávy určeny k podpoře nějakých služeb, které např. poskytujete jako podnikatel, jsou tyto zprávy zákonem považovány za obchodní sdělení.

Zákon dále ve svém § 7 stanovuje podmínky, za kterých je možné obchodní sdělení šířit:

(1) Obchodní sdělení lze šířit elektronickými prostředky jen za podmínek stanovených tímto zákonem.
(2) Podrobnosti elektronického kontaktu lze za účelem šíření obchodních sdělení elektronickými prostředky využít pouze ve vztahu k uživatelům, kteří k tomu dali předchozí souhlas.
(3) Nehledě na odstavec 2, pokud fyzická nebo právnická osoba získá od svého zákazníka podrobnosti jeho elektronického kontaktu pro elektronickou poštu v souvislosti s prodejem výrobku nebo služby podle požadavků ochrany osobních údajů upravených zvláštním právním předpisem, může tato fyzická či právnická osoba využít tyto podrobnosti elektronického kontaktu pro potřeby šíření obchodních sdělení týkajících se jejích vlastních obdobných výrobků nebo služeb za předpokladu, že zákazník má jasnou a zřetelnou možnost jednoduchým způsobem, zdarma nebo na účet této fyzické nebo právnické osoby odmítnout souhlas s takovýmto využitím svého elektronického kontaktu i při zasílání každé jednotlivé zprávy, pokud původně toto využití neodmítl.

Na základě výše uvedeného je nutno konstatovat, že obchodní sdělení lze dle platné právní úpravy zasílat pouze adresátům, kteří k takovému zasílání dali předem svůj souhlas, nebo adresátům, se kterými byl podnikatel před zasláním obchodního sdělení v kontaktu (např. jim již dodal nějaké zboží či služby), a tito adresáti mu udělili souhlas se zpracováváním jejich osobních údajů (tedy i jejich e-mailové adresy) pro obchodní účely podnikatele včetně zasílání obchodních sdělení.

Náležitosti obchodního sdělení

Obchodní sdělení, k jehož zaslání dal adresát souhlas, pak musí obsahovat následující náležitosti stanovené zákonem:

• musí být zřetelně a jasně označeno, že se jedná o obchodní sdělení
• musí být zcela zřetelná totožnost odesílatele
• musí být uveden platný kontakt, na který může adresát zaslat informaci o tom, že si nepřeje, aby mu od daného subjektu byla zasílána obchodní sdělení

Patero užitečných rad...

...aneb - na co nezapomenout a na co se soustředit?

1) Registrace u Úřadu pro ochranu osobních údajů

U Úřadu pro ochranu osobních údajů by se měla registrovat každá společnost (každý subjekt), který vybírá od zákazníků a dalších osob „osobní údaje“, tj. každé údaje, kterými lze osobu identifikovat. Stačí už jméno, příjmení a email, a povinnost registrace zde vzniká.

Povinnost registrace vzniká i tehdy, kdy budete od svých zákazníků zjišťovat pouze e-mailovou adresu, i když na otázku, zda je email osobním údajem, nelze odpovědět jednoznačně. Dle výkladu zákona, který zastává právě Úřad pro ochranu osobních údajů, záleží na tom, jak emailová adresa zní. Například zabicka@seznam.cz osobní údaj není, ale třeba jana.novakova@firmaXYZ.cz osobní údaj je. Jde zkrátka jen o to, jestli lze podle dané e-mailové adresy identifikovat jejího vlastníka.

2) Souhlas od adresátů

Bez souhlasu to nejde, to už víme. Tento souhlas musí být jasný, výslovný, předchozí a udělený v přímé souvislosti s informací o zasílání obchodních sdělení.

Ale pozor! Věděli jste, že např. takové předání vizitky (ani její vhození do nějaké nádoby na konferencích a podobných obchodních akcích) nelze považovat za udělení souhlasu se zasíláním obchodních sdělení? Kdyby se totiž ten zákazník proti příjmu obchodních sdělení potom ohradil a obrátil se se stížností na ÚOOU, tak s pouhou vizitkou neuspějete. Tím totiž neprokážete, že jste ji dostali za tím účelem, abyste ho mohli oslovit s nějakou nabídkou. ÚOOU dokonce neakceptuje ani ty postupy, kdy zákazníkovi pošlete e-mail s dotazem, zda mu můžete obchodní sdělení zaslat, a zákazník vám odpoví ano. Úřad to totiž bere tak, že už to původní oslovení činíte bez předchozího souhlasu, tedy neoprávněně.

Nejjednodušším a zároveň nejbezpečnějším (z hlediska dodržování zákona) způsobem sběru kontaktů, je umístění registračního formuláře na vlastní webové stránky.

3) Označení obchodního sdělení

Co vše je považováno za obchodní sdělení, jsme si řekli výše. V každé takové zprávě musí být skutečně uvedeno takové sousloví, že zasílaná zpráva je „obchodním sdělením“. Informaci o tom, že se jedná o obchodní sdělení, umístěte např. do patičky zprávy. Je totiž na druhou stranu zcela zbytečné jej umisťovat do předmětu zprávy, který lze využít mnohem efektivněji.

4) Zjevná totožnost odesílatele

Příjemci sdělení musí být již od prvního pohledu zcela jasné, od koho zprávu obdržel. V těle e-mailu je vhodné uvést celé jméno firmy či fyzické osoby, která sdělení odesílá, včetně jejích kontaktních údajů. Neméně důležité je sdělení odesílat z jasně pojmenované e-mailové adresy.

5) Snadná možnost odhlášení se z odběru zpráv

Příjemci e-mailového sdělení musí být dána zřetelná možnost se jednoduchým způsobem a zdarma odhlásit od příjmu jakýchkoli dalších sdělení od daného odesílatele (fyzické či právnické osoby). V tomto směru je vám Mailkit maximálně nápomocný, protože do těla každého e-mailu vkládá automaticky odkaz pro odhlášení (nebo si jej tam můžete umístit sami) a dále se stará o seznam odhlášených příjemců tak, aby jim již z vašeho účtu nemohla přijít žádná další zpráva.

Dejte ale pozor na to, že zákon neupravuje nic takového, že se příjemce odhlásí jen z jednoho newsletteru určité firmy. Buď se odhlásí a daná firma mu nesmí již nikdy nic zaslat, nebo zůstane přihlášen.

Ačkoliv informace o tomto tématu se na nás valí ze všech stran, je stále ještě dost těch, kteří daná pravidla nerespektují, anebo je vidět nechtějí. Pamatujte ale na to, že pokud je obchodní sdělení zasíláno bez souhlasu adresáta či nemá stanovené náležitosti, má adresát právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, který může podnikateli uložit pokutu až do výše 10 milionů Kč...